08/10 Vacature secretaris

Secretaris bij Businesspark Papendorp te Utrecht

Ben jij communicatief vaardig, sterk in het plannen, regelen en vastleggen van allerhande zaken en heb je een voorliefde voor commercieel vastgoed en alles wat daarbij komt kijken? Ben je daarnaast ook nog eens twee dagen per week beschikbaar als zelfstandige? Dan zoeken we jou!

Wat ga je doen?
Als secretaris ben je onderdeel van het 5-koppig bestuur van Vereniging Parkmanagement Papendorp en het eerste aanspreekpunt voor het contact met leden, stakeholders en geïnteresseerden binnen Businesspark Papendorp. Je ondersteunt andere bestuursleden in hun activiteiten en bent vanzelfsprekend verantwoordelijk voor het organiseren van bestuursvergaderingen (6x per jaar) en de ALV’s (2x per jaar) voor onze leden.

Daarnaast houd je je bezig met de volgende taken:

  • Deelname aan diverse externe bijeenkomsten of activiteiten.
  • Maken van afspraken voor en namens het bestuur.
  • Bewaking van de voortgang van afspraken en beleid namens de vereniging.
  • Het beantwoorden en verwerken van correspondentie, zowel schriftelijk als digitaal.
  • Administratieve ondersteuning in bijvoorbeeld financiën en het lidmaatschap en bijbehorende verplichtingen van onze leden.
  • Het opstellen van het jaarverslag.
  • Bewaking van de zittingstermijn van het bestuur.
  • Het verzorgen van projectaanvragen en bewaking bij het Ondernemersfonds Utrecht (OFU).
  • Het verzorgen van subsidieaanvragen.

Businesspark Papendorp & Vereniging Parkmanagement Papendorp

Nu weet je wat je takenpakket is, maar nog niet waar je deze taken gaat uitvoeren. Daarom vertellen we je graag meer over ons park dat is gebouwd in een ontgonnen polder uit de 12e eeuw en is vernoemd naar een boerderij aan de Leidsche Rijn.

Businesspark Papendorp te Utrecht is in 1998 ontwikkeld tussen knooppunt A2/A12. Er werken op het moment ruim 15.000 mensen in 130 bedrijven. Innovatie, kwaliteit, veiligheid, duurzaamheid, vitaliteit, flora en fauna komen in het park samen, een van de redenen dat de Rietveld Architectuurprijs aan het park is verleend. De komende jaren wordt het gebied waarin het businesspark gevestigd is duidelijk aangepast met grote aantallen woningen.

Het Businesspark wordt aangestuurd door Vereniging Parkmanagement Papendorp (VPP). De missie van de VPP is het positioneren, optimaliseren en waarborgen van een duurzame, hoogwaardige, veilige, inspirerende werk- en leefomgeving van Businesspark Papendorp, waardoor het park tot het beste in haar soort in Nederland behoort. Het parkbeheer is uitbesteed aan Sweco en er wordt nauw strategisch en afstemmend contact onderhouden met gemeente Utrecht.

Wat moet je kunnen?
Naast de bovenstaande taken, vragen we natuurlijk ook wat vaardigheden en competenties die passen bij de klus. Goede communicatieve- en luistervaardigheden zijn erg belangrijk in deze functie, waarin je dus de spil bent tussen het bestuur en onze stakeholders. Verder vragen we een proactieve flexibele houding. Je bent verbindend, benaderbaar en gaat op zoek naar de juiste oplossing voor een vraagstuk.

Verder beschik je over:

  • Een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
  • Bij voorkeur kennis en ervaring binnen commercieel vastgoed.
  • Inzicht in bestuurlijke verhoudingen.
  • Verantwoordelijkheidsbesef voor de communicatieprocessen binnen de vereniging.
  • Een goede mate van nauwkeurigheid, zeker als het gaat om administratieve taken.
  • Kennis van o.a. Word, Excel, Sharepoint en Microsoft Teams.
  • Kennis van de diverse leidende sociale media platforms, zoals LinkedIn.
  • Resultaatgerichtheid, zelfredzaamheid en oplossingsgerichtheid waarbij je het belang van de organisatie in het oog houdt en samen met anderen een bijdrage levert aan het gemeenschappelijk resultaat.

We zoeken iemand die kan werken in ZZP-verband voor ongeveer 2 dagen per week. De werkzaamheden kunnen merendeel zelfstandig afgewerkt worden. Dit betekent dat je flexibel bent in de keuze van je werkplek, bijvoorbeeld thuis of op het kantoor van de vereniging. Voor een laptop wordt gezorgd. Ook heb je een aansprakelijkheidsverzekering.

Afspraken worden in principe over een periode van 1 jaar gemaakt met de mogelijkheid tot verlenging bij goed functioneren. Je vergoeding wordt vastgesteld in een min/max urenvergoeding per maand. Daarboven op ontvang je een onkostenvergoeding voor gemaakte onkosten, zoals reiskosten.

Interesse?
Dan kan je direct je motivatie en cv naar de heer Jaap Schuttevaer, voorzitter VPP, toesturen via jaap@papendorp.nl. Heb je nog vragen? Bel Jaap dan op 06 53 40 72 43.

Deel dit bericht